Съдържание:
Определение - Какво означава задържане на имейл?
Задържането на електронна поща е запазването на записи за незабавни съобщения и имейли в организация въз основа на политиките на съответната организация. Политиката за задържане на имейли се прави в съответствие с индустриални, правителствени или бизнес политики. Задържането на имейли и свързаните с тях политики се изискват в организация по правни въпроси, разпоредби и за управление на знанието.
Techopedia обяснява задържането на имейл
Задържането на имейл е различно от архивирането на имейли. Докато архивирането позволява на бизнес потребителите да запазват имейли и мигновени съобщения за неопределен период от време, задържането на електронна поща определя количеството време, което трябва да бъде запазено, за да бъде автоматично изтрито имейл или моментно съобщение. По-продължителното задържане на електронна поща увеличава риска от сигурност от неоторизиран потребител да получи достъп до организационни тайни или поверителни материали. По-краткото задържане на имейли би помогнало за отстраняването на тези проблеми и е по-лесно и по-евтино да се приложи. Въпреки това, това ще бъде на цената на ръководителите и дългосрочните служители, които може да се нуждаят от стари записи по имейл и съобщения, за да запомнят или оценят минали организационни или ведомствени решения. Следователно е важно да има политика за задържане на имейли, която да е единна и последователна за организацията и да осигурява най-добрата времева рамка за задържане. Най-добрата практика е да се определят политиките за задържане на имейли и критериите за изтриване въз основа на категорията на съдържанието на имейла, заедно с гъвкавост за приспособяване на съдебните спорове по своевременно и икономически ефективен начин.
Правилата за задържане на имейли помагат на организацията по много начини. Първо, тя гарантира спазването на всички регулаторни норми и намалява разходите за неспазване и риск от санкции. Второ, подобрява работата на ИТ, без да увеличава свързаните с това разходи. Трето, той помага в управлението на знанието, като предоставя на потребителите информация за повишаване на бизнес иновациите, подобряването и производителността.
