Съдържание:
- Определение - Какво означава система за управление на записи (RMS)?
- Techopedia обяснява системата за управление на записи (RMS)
Определение - Какво означава система за управление на записи (RMS)?
Системата за управление на записи (RMS) е управлението на записи за дадена организация през целия цикъл на запис на живота.
Дейностите в това управление включват систематичен и ефективен контрол върху създаването, поддържането и унищожаването на архивите заедно с свързаните с тях бизнес сделки. Смятан за основен компонент на оперативната ефективност, управлението на записи добавя повече стойност към информационните активи на организацията.
Techopedia обяснява системата за управление на записи (RMS)
Част от по-широките дейности на компанията, управлението на записи е свързано с политики за управление, риск и спазване на изискванията.
Дейностите, свързани с управлението на записи са:
- Идентифициране на информацията, която трябва да бъде уловена.
- Информационно планиране за организацията.
- Прилагане на политики и практики по отношение на създаването, поддържането, разпореждането с архиви
- Създаване на план за съхранение на записи.
- Класификация, идентификация и съхраняване на архивите.
- Координация на осигуряването на вътрешен и външен достъп до съхраняване на записи с оглед на поверителността на данните и бизнеса и поверителността на данните.
Ползите, които носи управлението на записи са:
- Елиминиране на излишните данни.
- Повишаване на производителността и отчетността в организацията.
- Намаляване на изследванията за правилната информация. Ресурсите се спестяват от отнемащи време изследвания за извличане на данни.
- Ефективно съхранение на записи поради липса на излишни записи. Оперативните разходи са намалени.
- Създаването на записи се ръководи от стандарти и разпоредби, присъстващи в организацията. По този начин тя гарантира спазването на регулаторите.
- Управлението на записи помага при контролирането на създаването и растежа на записи.
- Управлението на записи внася възможността за приемане на нови технологии за водене на записи.
- Съдебните рискове са сведени до минимум, като се използва управление на записи.
- Жизнената информация може да бъде добре защитена и защитена с помощта на управление на записи.
- Осигурявайки лесен и по-добър достъп до съответните записи, той помага за по-добро управление и вземане на корпоративни решения.
